中国药店－盘点：门店商品管理试金石

　　门店商品盘点，意在配合各门店商品管理方案的正确落实，加强连锁药店总部对门店商品管理的监管控制，确保门店实物与电脑系统商品库存的一致性，财务账与商品账的账账相符。

　　笔者经常让店长用一句话概括“盘点”，却少有店长能够说明白。

　　实际上，“盘点”就是找商品实际库存和账面（信息系统）库存之间的差异。详细而言，连锁药店的门店商品盘点是检验库存管理是否到位的试金石，其目的是为配合各门店商品管理方案的正确落实，加强连锁药店总部对门店商品管理的监管控制，确保门店实物与电脑系统商品库存的一致性，财务账与商品账的账账相符。

　　盘点的分类与要求

　　一般而言，通过盘点希望达到如下目的：1.全面掌握目前门店的商品品种、数量及金额；2.通过盘点发现实盘商品数量与帐面金额的差异，掌握所有单品的损溢状况，以便账务处理，做到账货相符；3.有效地了解库存合理性，洞察门店滞销商品及不动销商品，以便及时调整。

　　盘点的方式，可以分为定期盘点、交接盘点（店长调动或离职时盘点）、财务部（防损部）不定期抽盘、区域经理定期抽盘等。其中，定期盘点又可以分为日盘（门店在交接班营业中进行商品动态盘点，同时包括50元以上贵重商品和易盗商品进行盘点）、月盘（门店每月31日进行全部商品盘点，需要打印盘点报表）、年终盘点（门店每年度12月31日进行年度商品大盘点）等。

　　为确保盘点实现既定的目标，需要提出相应要求：各门店须配备财务部统一发放的《盘点登记簿》，记录每日盘点损益明细，由店经理监督并进行签字确认，便于门店随时备案查询，及时调整。当日如无任何差异，盘点登记簿同样要求记录无误并签字确认。

　　以日盘为例，其步骤包括：

　　——门店员工在交接班营业中，即可开始对昨日动态商品及50元以上贵重商品进行盘点。盘点完毕，将所盘差异明细登记入《盘点登记簿》并注明原因及处理方法，并由店长签字确认。（参见附表一）

　　——根据《盘点登记簿》上记录差异明细，并要求落实责任人，如差异为前日盘点时发生且同金额串号，则由当日员工将差异传真至区域经理处，签字确认后于当日调整。非同金额串号现象，则由区域经理每月根据10元额度进行审批调整，其他原因差异门店次日将差异传真至营运部，经质量部核实，财务部审批后进行报损报溢处理。

　　——日盘点清单门店经保管人员、店长签字后留存，留存时效为1年。

　　再来看月盘，其流程分为：

　　——门店店长须在每月盘点日之前（8个工作日）及时处理调拨及退货等流转单据。

　　——每月31日营业结束后，门店封帐上传所有数据并且打印两套保管帐。打印的保管帐内容为商品货号、商品名称、零售价金额及商品批号。一套库存数量为空，另一套库存数量为保管帐实数。

　　——每月31日将打印出数量为空的保管帐由店长分配给每个区域的保管人员进行盘点工作。

　　——将所盘商品实数登记在保管帐单据上。

　　——盘点完毕，所盘人员须在盘点单据上签字确认。

　　——由店经理指定人员将所盘保管帐与打印出有实数的保管帐进行复核工作，复核完毕后将差异清单一一列明《盘点登记簿》。列明时间为每月31日，并要求门店全体员工签字确认。

　　——每月盘点中总差异金额在10元金额之内，可由区域经理签字确认后，门店于次月1日及时调整。并且将区域经理签字确认后的调整单附在退货登记簿后，以备门店自查及财务部待查。

　　——每月盘点中总差异金额大于10元，由区域经理签字确认后，次月1日传真至门管部。门管部统一做报损报溢单，门管经理签字确认完毕将单据流转至质量部，经质量部审核后交于财务部。经财务经理审批后，根据该门店报损报溢额度酌情处理。

　　——每月盘点及年终盘点31日结束后，将盘点报告【后附盘点差异明细（注明差异原因）和9个月近效期商品催销表】及时上缴至财务部，以便财务统一审核处理。

　　——月盘点清单门店经保管人员、店长签字后留存，留存时效为2年。

　　至于时下不少连锁刚刚完成或仍在进行的年终盘点，其程序包括：

　　——财务部拟订年终盘点计划，经审核后签发盘点通知，并负责召集总部各管理部门、各星级门店员工召开盘点会议后，展开年终盘点工作。

　　——财务部将对所有反馈盘点信息进行差异整理，及时出具书面报告呈交总经理。

　　——其他要求须同月盘流程。

　　对于店长因调动或离职时进行的盘点，可按如下步骤推进：

　　——人员调动或离职时，须由区域经理到场进行三方盘点。交接表格由财务部传真至门店，盘点内容包括门店存货、备用金、营业款、手工帐、促销费、其他零星费用及固定资产。

　　——盘点完毕，及时确认并调整差异。盘点清单须交接人，接收人及监交人三方签字确认。

　　——将差异原因在第二天传真至门管进行系统处理。处理完毕后，财务部于隔天进行交接抽盘工作，在确认无误前提下确定交接完毕。

　　前序工作流程及时间节点要求

　　门店间调拨流程及时间节点

　　——门管部收到门店间调拨单→开单开出预报单为两个工作日。

　　——信息部根据开单调拨入库预报于每天下午拉出门店提货单与入库单为一个工作日。

　　——调出门店收到提货单、入库单和调入门店收到物流随货配送单为五个工作日。

　　——门店间调拨商品截止每月的23日起开始票据流转，才能确保每月31日门店正常下载，减少在途数据及手工账的产生。

　　门店退货流程及时间节点

　　——门管部收到商品退货通知单→采购签字确认为一个工作日。

　　——开单开预报单为两个工作日。

　　——物流拉提货单为一个工作日。

　　——门店收到退货商品提货单→退货商品随货同行回物流为七个工作日。

　　——物流验收上架为两个工作日。

　　——门店收到验收单据的日期→电脑上看到出库信息并且下载为五个工作日。

　　——门店退货商品截止每月的13日起开始票据流转，才能确保每月31日门店正常下载，减少在途数据及手工帐的产生。

　　门店召回流程及时间节点

　　——开单开出召回预报单的时间为接到质量部、商品部的召回通知单后的两个工作日。

　　——随货同行回物流后的工作流程同以上退货流程为六个工作日。

　　——门店召回流程截止每月23日起开始票据流转，才能确保每月31日门店正常下载，减少在途数据及手工帐的产生。

　　账务的处理

　　账务处理分为门店自行承担损失及商品报损。如为保管人工作失职保管不当的，包括丢失、毁损、过效期等原因引起的损失，由过失责任人全额赔偿。

　　商品报损分为正常和非正常报损。（注：动销商品报损前提为门店盘点登记簿的检查备案，如发现门店盘点登记簿每天无差异情况，财务部将不允许做报损处理）。

　　前者指门店因意外发生被盗、火灾等突发事件或药监抽检而造成的商品损失，店长上呈专题报告，并填写《财产、商品损耗/溢余报告表》（见附表二）上报财务管理部，财务部将进行审核后酌情处理。后者的非正常因素包括：如报损原因不祥的，在公司允许报损额度内的（门店当月零售价总额的万分之五计算），经审批后财务部做报损处理。超出部分按零售价金额进行赔偿，门店店员赔偿存货价值的50%，门店负责人赔偿50%。3个月近效期内商品，一律不得作报损处理。特别要提醒的是，报损额不得按季度累计。对于报溢的商品，经审批确认后，财务部要做报溢处理。

　　考核扣罚制度

　　存货管理第一负责人为门店店长，在店内对存货的监督保管应起到真实、合理、有效的作用。

　　财务部将对门店管理部负责人及各区域经理进行门店盘点制度一级培训。由区域经理对门店经理进行二级培训，门店经理对各门店员工进行终极培训。培训须有书面记录，并且要求归档处理。

　　各区域经理对所管辖区域门店进行定期抽查，如发现实物与保管帐差异且不符合《门店盘点管理办法》，须责令在规定时间内整改。

　　财务部将对所有门店进行不定期盘点抽查及考核。如盘点过程中发现没有按照盘点管理办法规定日盘，盘点后差异未进行检查与落实。所抽盘差异扣罚第一责任人为门店店长50%，店员50%。区域经理将承担连带责任。

　　在月盘、年盘及抽盘过程中发现门店近效期商品（3个月）及过期商品的，店长承担商品总零售价的50％，质量员承担30％，营业员承担20％。区域经理抽盘过程中发现串号商品未及时调整现象，发现一次对门店店长处以20元罚款（同门管部现场考核制度1点），二次以上加倍扣罚；门管部、财务部抽盘过程中发现串号商品未及时调整现象，将对区域经理处以100元罚款，二次以上加倍扣罚。区域经理抽盘过程中发现门店未及时进行日盘及月盘，发现一次对门店店长处以40元罚款，二次以上加倍扣罚；门管部、财务部如发现门店未及时进行日盘及月盘，将对区域经理处以100元罚款，二次以上加倍扣罚。如发现门店盘点金额总差异连续两个月在500至1000元之内的，区域经理将直接扣罚总差异的50%。如发现门店盘点金额总差异连续两个月大于1000元，区域经理将直接扣罚总差异的50%并向总部管理部门呈交书面整改报告，并且直接影响对区域经理的年终考核。


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