规模化企业的“神经网络”
【2011年10月上半月刊 总第127期】【作者：张莹】【阅读量：8314】【大 中 小】【打印】
协同办公系统OA能为企业建立一个统一的办公平台，提高企业办公效率，也实现了核心业务与管理支持的信息多层面共享与利用。中国药店：www.ydzz.com
目前，ERP（企业资源计划系统）、POS（收银管理系统）、MIS（管理信息系统）、WMS（仓库管理系统）等已经逐渐被引入到连锁药店的信息化规划和建设中。但是，在评价目前信息化的建设效果时，从宏观和整体角度看却不尽人意。那么，可以从哪些方面努力提升信息化效果呢？本期将从老百姓大药房的经验，介绍连锁药店管理信息化整合新思路。中国药店：www.ydzz.com
高速发展VS管理效率中国药店：www.ydzz.com
老百姓大药房创立于2001年10月，是一家由单一民营药店发展起来的大型医药连锁企业。从成立至今仅十年时间，其产业规模迅速增长，机构规模不断扩大，分布遍及全国14个省级市场，拥有大中型门店500多家，员工1.8万余人。中国药店：www.ydzz.com
从成立伊始，老百姓大药房便非常重视信息化的投入，并且也得益于信息化建设。目前，其不仅有覆盖全国的数据实时集中的零售系统，也拥有现代化的WMS系统。但是这些信息技术应用仅能覆盖核心业务操作层面，而建立在内部信息沟通基础上的办公管理因缺乏信息化解决方案，并不能很好地支持核心业务的高速增长。中国药店：www.ydzz.com
由于连锁药店地点分散，分支机构庞大，老百姓大药房总店和全国各分支机构间的沟通依然沿袭电话、传真、邮件等传统的点对点沟通模式，这必然使得部门与部门之间、总部与分支之间很难建立起有效的内部协同机制，将影响企业的高效发展。这也是我国连锁药店的普遍现状。中国药店：www.ydzz.com
诚如老百姓大药房OA项目负责人所形容:中国的连锁药店需要一种“神经网络”感知环境和自身的协调反应状况，将各个分店、各个分支机构与总部等节点更紧密地联系起来。这种“神经网络”具有敏捷性，一旦总部下发一份文件，连锁体系内的各个分发对象都可以及时甚至实时收到，避免收发过程冗长、审批复杂、时间拖延等现象发生。否则，因沟通的滞后、脱节，会造成各部门之间的衔接紧密度不够高，团队的协同能力无法得到及时有效的发挥。比如，企业的促销、通知、公告、新闻、规章制度等各类信息无法快速、准确地到达每个分支机构。中国药店：www.ydzz.com
另外，由于我国连锁药店发展的历史背景，普遍存在管理规范化、标准化程度还不够，在高速发展阶段，连锁药店的管理效率也需要建立在管理规范基础上。规范意味着制度，如何确保制度在连锁体系内得以贯彻执行？这也是管理挑战之一。中国药店：www.ydzz.com
协同办公解困中国药店：www.ydzz.com
OA（办公自动化系统）的核心价值就是为跨平台协作提供了一个整合平台，用一种各个业务系统都能接受的、同时也是简单的、直观的表达呈现给不同层次的管理者。中国药店：www.ydzz.com
通过把错综复杂的各个业务与管理专业系统的关键信息，提供给渴求简单明了的最终用户，并能个性化的满足不同类型角色的关键需求。中国药店：www.ydzz.com
这个关键需求由两个互为因果的条件来决定，一是决策意志和预期，二是资源配置。比如工程管理，决策预期包含了形象、质量、成本、实施效率，为达到其中的成本管理的过程控制， 那么“财务系统”对项目付款就要附加工程专业判断作为前置条件，也就是权限资源，融入流程也就是对OA的关键需求。中国药店：www.ydzz.com
老百姓大药房及时意识到了这一点，通过深思熟虑，决定为企业建立一个统一共享的协同办公平台，加强总部及全国各分支机构的紧密联系，规范、优化办公流程，加强企业对不同地域的市场信息和应对策略执行状况的实时有效掌握，从而提升企业整体执行力和运转效率，达到企业内外资源的最大化利用和最优化配置。同时，结合药品零售行业特点，设定实施目标时搭建内部网络办公平台架构，完成数据中心的规划设置，实现企业内部日常办公流程的规范优化及监督可控性。中国药店：www.ydzz.com
业务协作平台:以工作流为基础，整合、优化企业内部的多种业务流程。支持从公文处理到业务审批的全部管理业务流程，借助手机短信、桌面提醒工具等手段，实现工作任务的即时提醒，有效提升业务处理的效率;借助系统提供的用户身份及权限管理机制，确保信息的安全可靠。在此基础上，逐步丰富加强工作流的数据交换功能以及对工作流各指标项的统计分析功能。对于企业内部分散在各业务系统中的数据，借助应用系统集成机制，将其整合后集中展现在内部信息门户中，通过挖掘企业数据的内涵，有效提升企业数据的利用率，为构筑集团统一技术平台的基础框架打下基础。中国药店：www.ydzz.com
信息发布平台:建立一个统一的、分级别的、BS模式的信息发布平台。公司所有的信息采编、发布工作通过该平台实现，并制订相应的发布规范。中国药店：www.ydzz.com
信息展示平台:多种样式、风格的信息展现，同时借助自主研发或第三方的搜索引擎，全面支持全文检索。中国药店：www.ydzz.com
沟通渠道平台:为突破时空局限性，继承了手机短信系统、网络传真系统、移动办公等多种机制，逐步建立多用户交互渠道，提升企业内部的沟通能力实现企业内部的高效沟通，使得原本只能在公司内部完成的管理业务，能延伸到任意地点。例如，用户可以利用手机短信的方式进行信息浏览和业务办理。中国药店：www.ydzz.com
协同办公实现之道中国药店：www.ydzz.com
第一步，系统规划。系统规划原则以总体规划、分步实施为基础，在明确企业发展战略，以及相配套的信息化建设和发展目标及要求的基础上，进行OA系统的总体规划，即设计总体架构、总体功能、总体性能和总体指标，并依据总体规划，按期分步骤地制定具体的建设计划和方案。中国药店：www.ydzz.com
第二步，搭建框架。根据企业的实际需求，把OA的框架结构分为网络层、功能层和应用层。网络层主要解决系统运行环境和部署问题，是信息存储、处理、传递的物理媒介;功能层主要部署系统的功能模块，并根据集团实际对产品适当开发;应用层主要根据集团所属各部门、单位的实际应用情况，开展系统初始化、流程再造等工作，将OA功能具体化。中国药店：www.ydzz.com
第三步，组织实施。为了保证OA系统在集团的成功实施，企业应重视以下三方面:中国药店：www.ydzz.com
1、建立强有力的组织体系，集团高层领导高度重视，强势推进，以集团为层次，建立强有力的项目组，以下发文件的形式坚定不移地推进系统建设。中国药店：www.ydzz.com
2、长期稳定可靠的技术支持，系统要长久运行，必须依靠强有力的系统维护，保障系统的可靠性。中国药店：www.ydzz.com
3、多次推拉结合的网式培训:借助集团公司大力推进企业信息化的契机，进行计算机基础知识的拉网式培训，对于各个单位的系统管理员和专职人员进行全方位培训。中国药店：www.ydzz.com
第四步，效果评估。可以从应用效果、社会效益、经济效益三个方面着手分析。中国药店：www.ydzz.com
应用效果的指标包括:应用规模（如OA系统的覆盖率、注册用户、在线峰值等）、应用范围（如固化多少个工作流程，固化多少个工作表单等）。中国药店：www.ydzz.com
社会效益的指标包括:管理模式支持、信息化在集团内的普及率等。中国药店：www.ydzz.com
经济效益的指标包括:绿色办公后的人员开支减少费用，节约打印机、复印机等设备使用的费用，采用OA邮件、短信、公文处理等新型沟通方式从而减少的通讯费用。中国药店：www.ydzz.com
从协同办公项目在老百姓大药房以及其他连锁药店的建设经验来看，信息化建设要取得效果，必须解决审批流程、沟通协作、知识管理等问题，必须实现将各种支持和管控要素进行跨部门、跨层级的融合，这不是ERP或物流系统所能解决的。协同办公系统能为企业建立一个统一的办公平台，提高企业办公效率，也实现了核心业务与管理支持的信息多层面共享与利用。对于站在医药零售业风口浪尖的连锁药店来说，通过ERP及其他专业应用系统固然重要，但是建好内部协同办公平台是规模化连锁不可忽视的。中国药店：www.ydzz.com
