巧用软件管库存
【2020年08月上半月刊 总第269期】【作者：肖垚湖南旗手企业管理咨询有限公司总经理】【阅读量：26601】【大 中 小】【打印】
上下限的库存管理，既适合单店，也适用于连锁公司。利用软件进行上下限管理后，商品的满足率可有5~10个百分点的提升，而库存一般则有20~30%的下降。中国药店：www.ydzz.com
上期我们学习了如何根据历史数据编制商品目录（详见《中国药店》2020年7月刊《如何根据历史数据编制商品目录》），商品目录解决了销售结构的问题，让商品管理工作极大地简化。商品管理变成只需要决定哪些商品在目录中，哪些不在目录中，哪些在吸客目录中，哪些在主推目录中，哪些在补充目录中。新品引进、老品淘汰也有了依托，商品目录的推进使整个商品管理的工作变得有的放矢。可以说，只要管好商品目录基本上就可以管好商品。今天笔者想讲讲商品管理的另一个方面——库存管理。中国药店：www.ydzz.com
简单易行的上下限法中国药店：www.ydzz.com
笔者在《如何根据历史数据编制商品目录》的前言中提过，商品管理的目标是以最少的投入（库存）实现最大的投资回报（毛利），也就是提高库存的投资回报率。如果说商品目录解决了如何迎合顾客需要，以实现回报最大化的问题，那么库存管理就是既解决如何迎合顾客需要，实现回报最大化，更是解决如何以最少的投入来实现回报最大化这一目标的问题。简单地说，库存管理的目标就是研究如何减少脱销和积压的问题，减少脱销能更好地满足顾客需求，增加毛利，而减少积压则可以让药店以最小的投入来满足顾客需求。虽然是商品库存管理的两个方面，但由于采取的方法基本一致，因此以一个问题来对待、解决。中国药店：www.ydzz.com
由于一家药店的商品目录根据销售规模的不同，从1~2千到数千、甚至上万条不等，而且不同的公司，商品目录肯定不同。所以以人的经验或记忆来管理是不现实的，我们必须要借助软件进行库存管理。在多年的实践中，药店通常选择“上下限法”管理库存，被证明是一条比较可行、也比较简便的方法，本文将着重介绍如何科学设定每个商品的上下限。中国药店：www.ydzz.com
所谓“上下限法”，指为每一个商品设定一个最大库存（上限）和最小库存（下限），当商品的库存低于下限时，系统会触发生成采购计划，采购计划的数量等于库存上限减去库存，这种方法的核心是每个商品库存上下限的设定。中国药店：www.ydzz.com
影响库存的因素主要有两个：一是销量，一是补货周期。当然还有其他一些因素，如价格预期（如未来价格将大幅上涨或下跌）、供应商的供应能力等，但主要的是上述两个，至于其他一些次要因素，只能个别对待。中国药店：www.ydzz.com
四步走，设定库存上下限中国药店：www.ydzz.com
设定库存上下限的第一步，就是根据补货周期以及库存管理的目标，设定上下限的通用值。比如以最近60天日均销量的25倍作为下限，45倍为上限，这就意味着，正常情况下，我们的库存下限按最近60天的正常销量计算，可以卖25天。如果我们从出计划到供应商发货、到货的周期在25天以内，理论上，我们不会缺货，而我们的最大库存量控制在45天的销量之内，或者说按最近60天销售计算，库存的周转天数为45天。中国药店：www.ydzz.com
制定好上下限的通用值之后，大部分商品可以直接选用这一通用值，但仍有一部分商品不能选用这一通用值。比如：按通用值计算，上下限数量很小，甚至低于1，在以往按销量制作采购计划的时候，这一部分品种会被忽略掉。但前面我们制作商品目录的时候已经知道，有些商品尽管销量很小，但它也有它的作用。比如用来丰富剂型、完善价格带、或者是当绿叶衬托其他商品等等，既然它在商品目录中，就要有库存，否则就把它剔除出目录，但上下限为1，在经营中进行陈列的时候，就会成为“孤品”。或者有些主推商品，有买赠活动，比如买五赠一，你的库存为1，显然无法开展买赠活动。因此，制定库存上下限的第二步，就是针对这部分品种，为它们单独制定上下限，而不能取通用值。一般而言，我们会要求吸客商品至少保持2个库存，主推商品保持4~6个库存。此时，我们把这些吸客商品的上下限同时设定为2，主推商品的上下限同时设定为4或6，一旦这些商品销售1盒出去，会立即触发采购计划。中国药店：www.ydzz.com
第三步，我们说过库存投资回报是我们库存管理的核心，因此我们还要努力降低库存金额，那么对于一些单价比较贵的商品。我们首要考虑的可能是金额的控制，比如进价几十元的商品，我们希望尽可能地降低库存，因此针对这些商品，又要修正上下限。中国药店：www.ydzz.com
第四步，我们的上下限是根据最近60天的销量自动计算的，在每次出采购计划时，系统会自动重设通用上下限。并按照上述步骤重设个别上下限，但对于某些品种，我们不希望每次都自动重设，而是希望在某一定时期内，保持相对的稳定，这些品种我们需要人为设定上下限。中国药店：www.ydzz.com
当然，这些步骤并非一成不变，不同的企业可以根据各自的需求和商品管理目标综合来确定影响上下限设定的各项因子，并进而设计出科学的上下限方案。中国药店：www.ydzz.com
选对软件“傻瓜式”管理库存中国药店：www.ydzz.com
最后，我们再简单讲讲如何借助软件工具来实现上述功能。虽然大多数主流ERP软件都自带上下限库存管理的功能，但那些软件基本上只有通用上下限设置的功能，完全不能满足实际管理的需要。在实践中，我们通常使用Access和SQL数据库查询来实现。而这当中，使用SQL数据库查询语言直接对ERP的数据进行读取是最佳选择，可以完全实现傻瓜式操作。整个操作从上下限设定到生成采购计划，一般一、二十秒就能完成，而且比人为的采购计划要科学N倍。中国药店：www.ydzz.com
上下限的库存管理，既适合单个门店，也适用于连锁公司，相比较以往花费采购员、店长大量的时间做采购、要货计划，效率和准确性都是呈几倍、几十倍地增长。根据我们以往为客户服务的经历，采用电脑上下限管理以后，商品的满足率都会有5~10个百分点的提升，而库存一般则有20~30%的下降。中国药店：www.ydzz.com
（肖垚，曾任老百姓大药房广东公司首任总经理，此后一直在连锁药店担任总经理，精通商品管理工作，欢迎同道中人关注公众号“湖南旗手公司”互相交流。）中国药店：www.ydzz.com
