组织结构不合理已经成为制约大部分中小医药零售连锁企业发展速度的因素。笔者在给连锁企业进行组织诊断过程中,发现不少企业都存在各自为政、沟通不畅、多头领导、对门店服务差、纠纷扯皮等问题,企业各层级人员通常将此类问题归咎于人员能力不足、合作意识差、制度不健全,殊不知,组织结构设计不合理也是这些问题的直接诱因之一。中国药店:www.ydzz.com
组织结构设计是把任务、权力和责任进行有效的组合和协调,以建立有效支撑企业目标、推动战略实施、保障客户需求得以满足的组织结构,其在企业管理中的作用不言而喻。然而,在实际运行中,企业由于对组织结构的全面性认识不足、或者缺乏相应专业能力,组织结构设计有效性亟待提升。中国药店:www.ydzz.com
首先,不少企业进行组织结构调整的动因多来源于老总外出参加某个培训,或者参观某个企业,进而要求进行组织结构调整,并非根据企业自身的发展需要、战略变化等进行调整;其次,调整过程往往是对标杆企业的简单复制,或者盲目跟随行业流行趋势;再者,这种调整往往只是对部门构成进行调整,并不是全面、系统的优化。这种被动、简单、片面的调整不仅无助于企业提升组织运行效率,反而可能导致企业资源浪费,无助于企业实现自身目标。中国药店:www.ydzz.com
影响因素中国药店:www.ydzz.com
组织结构具有较强的“个性化”色彩,没有绝对的“好”与“坏”标准,只是对于某个企业适合不适合的问题。具体到连锁药店,组织结构主要受战略、文化、地理因素、规模、企业发展阶段等因素影响:中国药店:www.ydzz.com
企业战略。战略是企业一切活动的根源,组织结构是实现战略目标的工具,直接受企业战略影响。这种影响主要体现在两个方面:一方面,企业竞争策略直接决定了组织结构形式,比如采用成本领先战略,要求组织运行效率高,往往要求高强度的集权、标准化的操作程序以及高效率的采购、物流、运营系统;采用差异化战略,则要求组织有较强的学习能力和创新能力,组织结构变化速度较快,组织需要适当放权,会有较多的虚拟组织。另一方面,组织的战略也影响组织的职能结构,决定了企业应该开展哪些职能,以及各项职能之间比例关系。中国药店:www.ydzz.com
企业文化。“企业文化是在企业内部通过长期以来政策执行和员工群体的潜移默化得以形成的在核心价值观和行为准则等方面的共识”,它是一个企业中大部分员工“共有的心理程序”,企业文化通过影响人们的心智而影响行为,因而,组织结构所反映出来的规则应当与“心理程序”相一致,否则,两者的冲突将会严重影响组织的稳定性及效率,比如,注重合作、创造性、平等的组织文化氛围下,那种采取刻板、纵向的结构和严厉的规章条例的组织。中国药店:www.ydzz.com
地理因素。企业各组成部分在地理位置上的分布状态,将直接影响组织结构设计,比如,跨区域发展的企业与本地发展的企业,其组织结构会有明显区别。中国药店:www.ydzz.com
企业规模。不同规模的企业,业务量及复杂程度不同,员工数量也有较大差别,沟通、协调难度增加,业务复杂程度也有所变化,组织结构将变得更加正式化和复杂化,组织中的部门数、管理层次数,以及相应的规章制度等也会随之增加。中国药店:www.ydzz.com
企业管理水平。企业管理水平直接影响管理跨度,如果管理者的管理水平较高或者企业管理流程、制度比较健全,管理幅度相对就可以大一些,这样就可以减少一些管理层次;反之,如果管理者管理水平有限,或者企业管理体系不健全,管理跨度就比较小,组织的层级就会有所增加。中国药店:www.ydzz.com
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可见,影响组织结构设计的因素是多方面的,企业必须结合自身的实际情况进行系统的规划与设计。中国药店:www.ydzz.com
组成部分中国药店:www.ydzz.com
系统的组织结构设计至少包括下列四方面:中国药店:www.ydzz.com
职能结构。职能结构设计是明确企业应当开展哪些工作以及各项工作之间的比例和关系,是组织结构设计的核心内容。如前所说,组织结构是实现企业战略目标的工具,要实现企业战略目标,必须要求这一“工具”具备某些“功能”,这些“功能”就构成了组织的职能。因此,企业在进行组织结构设计之前,必须对自身的企业战略进行梳理。比如,某企业要进行多元化发展,组织结构应当具备协调各业务模块、探索各业务发展趋势、捕捉投资机会并对投资项目进行管理、对公司总体及各业务模块战略进行指导及监控等功能,这些功能对应企业运营管理、行业研究、战略管理、投资(并购)管理等职能。中国药店:www.ydzz.com
部门结构。部门结构是明确企业的部门构成,亦即将企业的各项职能按照一定的规律进行组合,明确组织中各项任务的分配以及责任的归属,以求分工合理、职责分明、有效协调。部门结构化方法有很多,连锁行业通常可采用专业部门化(比如按照专业区分设置人力、财务等部门)、服务部门化(比如零售部、医疗部、电商部等)、区域部门化(区域、分公司等)。在实际运行过程中,可能会几种方式组合,比如在职能领域按照专业进行划分,在业务领域可能按照提供的服务类型或区域进行划分。中国药店:www.ydzz.com
层级结构。层次结构包括纵向的层次结构及横向的管理幅度,纵向层次是指职权等级链上的管理级数,管理幅度是管理人员有效地监督、管理其直接下属的人数。两者相互影响,当企业人数一定时,较大的宽度意味着较少的层次,较小的宽度意味着较多的层次。中国药店:www.ydzz.com
管理层级主要根据企业纵向职能分工进行划分,比如,对集中经营的企业,从上到下主要有经营决策层、专业管理层、作业管理层;而设置分公司的企业,从上到下包括总公司战略决策层、分公司经营决策层/总公司职能管理层、分公司专业管理层、分公司作业管理层。纵向层级越多,信息传递效率降低、沟通协调难度增加,应当在保证有效控制的基础上尽量扁平化管理。中国药店:www.ydzz.com
管理幅度受管理者能力、下属素质、地域相近性、下属工作复杂程度及工作相似性、企业文化等因素影响。管理幅度的设计没有一定的标准,大致而言,高层管理幅度3~6人较为合适,中层管理5~9人较为合适,基层管理幅度7~15人较为合适。中国药店:www.ydzz.com
职权结构。职权结构需要明确各层次、各部门在责任和权力方面的分工及相互关系,主要表现在横向与纵向两方面。中国药店:www.ydzz.com
从纵向来看,权力分配的焦点在于集权与分权的平衡,由于管理者的风格、公司的管理规范程度、门店管理者的素质及区域分布等因素,集分权程度不能一概而论,最佳平衡位置在于企业内部决策总成本最低。中国药店:www.ydzz.com
从横向来看,权利分配的焦点在于至县领导或直线部门与职能部门的权限划分,至于直线部门应在多大程度上进行分权,也缺乏明确的标准。中国药店:www.ydzz.com
企业组织模式对于职权的影响较为明显,企业在进行组织结构设计时,应当明确自身应当采取哪种组织模式,职能制和直线职能制两种模式最为常见。(见表1)中国药店:www.ydzz.com
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配套体系建设。企业目标实现依托于组织各项功能协调、有序开展,组织结构设计只是确保组织具备相应功能,这些功能的开展需要依赖于组织中的人员,因此,企业应当建立相应的绩效与激励管理体系,确保组织中的人正常履行各项职责、部门间有效协调。中国药店:www.ydzz.com
组织结构之于企业正如骨骼之于人,企业应当定期对自身组织结构把把脉,并及时进行变革,确保组织结构与企业战略的匹配,才能有效促进企业战略目标实现。中国药店:www.ydzz.com